ProDiSoft Auftrag CRM, Auftragsbearbeitung, Dienstplan, Fakturierung
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ProDiSoft ist eine bis ins Detail durchdachte Gebäudereinigungssoftware, die sehr einfach und elegant zu bedienen ist und daher kaum Einarbeitung erfordert. Insbesondere kann von jeder Stelle jede andere sofort erreicht werden. Das Antwort-Zeitverhalten der Software ist ungewöhnlich schnell und steigert die Zufriedenheit der Anwender.

Unsere Kunden erbringen die Leistungsarten Unterhaltsreinigung, Glasreinigung, Fensterreinigung, Fassadenreinigung, Bauschlussreinigung, Bürgersteigreinigung, Schmutzfangmatten, Grünflächen, Winterdienste, Sonderdienste, Industriereinigung, Catering, Security u.a..

Vertriebsaktivitäten und Kundenbetreuung (CRM) werden optimal durch das Akquise-Programm unterstützt.

Adressen

• Zugriffsschutz nach Niederlassungen und Bereichen (Ausnahme: überregionale Adressen)
• Kennzeichnung Kunden (grün), Interessenten (gelb), ehemalige Kunden (rot); wenn Kunde dann Info in welchen Mandanten
• Farbliche Kennzeichnung nach Status (z.B. A-Interessenten grün, B-Interessenten blau)
• Top30-Button zur Schnellauswahl der häufigsten Adressen
• Beliebige Anzahl Kontaktpersonen mit vielen Datenfeldern; Rangfolge für wichtige Ansprechpartner; abweichende Telefonnummer
• Verkürzte E-Mail Adressen je Kontaktperson
• Umfangreiche Selektion von Adressen und Export direkt nach Excel
• Verwaltung von Aktionen, Zuordnung von einzelnen Adressen und Selektion von Adressen

Vorgänge

• Unternehmensweite Aktivitätenverwaltung mit Zuordnung zu Adressen, Kontaktpersonen oder adressneutral
• Kopieren von Aktivitäten und Zuweisung als Aufgabe an andere Benutzer
• Schnellerzeugung von Folgeaktivitäten; Aktivität für alle Adressen einer Aktion
• Adressbezogene Aktivitätenbearbeitung mit Auswahl für eine Kontaktperson oder alle; tabellarische und komplette Anzeige als Tagebuch
• Weitere Aktivitätenfilter: Priorität, Kategorie, Benutzer, u.a.
• Farbliche Kennzeichnung der Vorgänge: erledigt (schwarz), überfällig (rot), heute (blau), Zukunft (grün)
• Komfortables adressübergreifendes Wiedervorlage- und Bearbeitungssystem mit vielen direkten Filtern: Tag, Woche, Monat, Jahr, Kurzname, Aktivität, Kategorie, Branche, Status, Priorität, nur Terminkalender, erledigt / offen / alle, u.a.
• Uhrzeit bezogene Weckfunktion ersetzt viele interne E-Mails und leitet Aktivitäten zur Bearbeitung ein.
• Integration der Aktivitäten in den unternehmensweiten Terminkalender
• Zugriffsschutz der Aktivitäten über den Adressenschutz und zusätzlich nach Benutzern und Kategorien
• Berechtigungssystem zur Bildung von Arbeitsgruppen

Terminkalender

• Unternehmensweiter Terminkalender
• Integration zur Vorgangsverwaltung

Dokumente

• Unternehmensweite Dokumentenverwaltung mit Zuordnung zu einem Vorgang und Dokumenten-Register
• Adressbezogene Sicht der Dokumente, je Register oder alle, je Monat oder Jahr
• Zugriffsschutz der Dokumente über den Adressenschutz und zusätzlich nach Benutzern und Dokumenten-Register
• Integrierte Textverarbeitung (.rtf) mit Tabellenverarbeitung und Integration von Bildern; Speicherung in der Oracle-Datenbank
• Automatisierte Korrespondenz durch Vorlagen mit Datenintegration aus Adressen
  Mandantendaten, Niederlassungsdaten, Benutzerdaten für Angebote, Briefe, Verträge, Einstellungsverträge, Abmahnungen u.a.
• Vorlagen müssen üblicherweise nur einmal für alle Mandanten und Niederlassungen gespeichert und gepflegt werden
• Import und Export von Dokumenten
• Fremd erzeugte Dokumente werden aus dem Windows-Verzeichnis übernommen und in Oracle gespeichert (Word, Excel, PDF, OpenOffice, PowerPoint, E-Mails, TIFF, JPG u.a)
• Alle Dokumente werden vor der Speicherung komprimiert (geringer Platzbedarf, schnelle Übertragung auch im Internet, automatisch verschlüsselt); hohe Sicherheit (für EDV-Kundige nicht sofort lesbar)

Die CRM-Software für Gebäudereiniger bietet eine optimale Unterstützung der Vertriebsmitarbeiter und der innerbetrieblichen Organisation. Es kann bei entsprechender Berechtigung direkt auf Kunden, Aufträge, Mitarbeiter, Bewerber, Rechnungen, Offene Posten und Statistiken zugegriffen werden. Zu erledigende Aufgaben werden den Mitarbeitern als Vorgänge zugewiesen. Angebote, Verträge, Exceltabellen u.a. stehen mit einem Klick zur Verfügung.

ProDiSoft Auftrag umfasst weiterhin die Bereiche:

• Kundenstamm und Kostenstellenstamm
• Auftragsverwaltung mit Sollvorgaben der Auftragspositionen und Sollvorgaben Lohn
• Dienstplanung für die Unterhaltsreinigung, Lohnerfassungslisten gemäß Zoll, Soll-Ist-Vergleich
• Arbeitsscheine mit Terminierung und Darstellung im Terminkalender, Lohnaufteilung und Übergabe zur Fakturierung
• Fakturierung (aus Aufträgen: Automatisch und halb manuell; aus Arbeitsscheinen und Lieferscheinen: automatisch; ohne Auftrag: rein manuell)
• Auswertungen (Kunden und Kostenstellen)
• Lohn-Umsatz-Vergleich
• Gebäudereinigerkostenrechnung mit Deckungsbeitragsstufen und Umlagen
• Preiserhöhung (Anschreiben, Bearbeitung, Übernahme in Aufträge)

ProDiSoft Auftrag erlaubt eine beliebige Anzahl Mandanten und Niederlassungen (mit Benutzerberechtigung).

Kundenstamm

Der Kundenstamm ist verbunden mit der Finanzbuchhaltung, so dass die Pflege nur im Bereich Auftragsbearbeitung erfolgt. Der Benutzer kann nur Kundenstämme der freigegebenen Niederlassungen bearbeiten (außer überregionale Kunden).

Neben den üblichen Stammdaten sind folgende Felder möglich:

• Abrechnungskreis  (logischer Bearbeitungstopf für den Sachbearbeiter)
• Regulierungskonto (für abweichende Buchung / Zahlung)
• Rechnungsanschrift (wenn abweichend)
• Bankverbindung für Lastschriften
• Beliebiger Text für Bemerkungen
• Beliebige Kontaktpersonen mit diversen Angaben

Im Kundenstamm werden direkt beauskunftet:

• Übersicht der Aufträge (Verzweigung in einzelne Aufträge; neuer Auftrag)
• Übersicht der Rechnungen (Anzeige Rechnungsdruckbild; Nachdruck; Verzweigung in Fakturierung dieser Rechnung für Korrektur, Storno, Gutschrift, Kopie)
• Übersicht der Kostenstellen (Verzweigung in einzelne Kostenstellen)
• Offene Posten als Tabelle zur Bearbeitung mit Notizen; als OP-Liste mit allen Details
• Kreditlimit, Versicherungssumme

Kostenstellenstamm (Objektstamm)

In ProDiSoft gibt es einen abteilungsübergreifenden Kostenstellenstamm. Änderungen sind automatisch in ProDiSoft ProPers und ProDiSoft-Controlling sichtbar. Der Benutzer kann nur Kostenstellen der freigegebenen Niederlassungen bearbeiten.

Kostenstellen können über verschiedene Ebenen gruppiert und summiert werden:

• Mandant
• Niederlassung (NL)
• Regionalleiter (RL)
• Objektleiter (OL)
• Kostenstellengruppe 1, 2 und 3

Im Kostenstellenstamm werden direkt beauskunftet:

• Übersicht der Aufträge (Verzweigung in einzelne Aufträge)
• Übersicht der Mitarbeiter (Anzeige der Mitarbeiter, die in ProDiSoft Personal auf dieser Kostenstelle abgerechnet werden (aktuell, früher, ehemalige Mitarbeiter)

Auftragsverwaltung

In der Gebäudereinigerauftragsbearbeitung können je Kunde beliebig viele Aufträge angelegt werden. Ein Auftrag dient gleichzeitig als Rechnungsordnungskriterium. Ausführliche Textmöglichkeiten der Software erlauben eine flexible Beschreibung und Abwicklung von Sonderfällen. Auftragspositionen werden von dem Programm übersichtlich in einer Tabelle dargestellt und bearbeitet. Auftragspositionsnummern können beliebig vergeben, geändert und eingefügt werden. Aufträge können innerhalb eines Kunden und an andere Kunden kopiert werden (einschließlich Arbeitsscheine und Solldaten / Vorgaben).

Auftragskopf

• Stammkostenstelle / Objekt, Kostenstellenadresse, Rechnungsadresse, Kontaktperson
• Kopftexte, Fußtexte, interne Bemerkungen
• Auftragsbeginn, Auftragsende
• Lohnkostenanteil für Hausverwaltungen, Privatpersonen
• Gebäudereinigungstarifgebiet, Fußrabatt, Preiserhöhungsweitergabe-%-Satz
• Festpreisdatum, Kz. manuelle Preiserhöhung, u.a.

Auftragsposition

• Beliebiges Einfügen von Positionen (beliebige Änderung der Positionsnummern)
• Intervall Rechnungsstellung, Positionsart (z.B. Automatik, Abruf, Umbuchung z.B. Unterhalt (Unterhaltsreinigung) an Glas (Glasreinigung), Lieferschein)
• Einzelpreis mit 2-5 Nachkommastellen, Positionsrabatt
• bis zu drei Mehrwertsteuersätze gleichzeitig in einem Auftrag
• Positionstexte, Zwischensummen, Interne Bemerkungen
• Festpreisdatum, Kz. manuelle Preiserhöhung
• Kalkulation der Auftragspositionen, Sollvorgaben Lohn, u.a.

Zur manuellen Bearbeitung und Information können übersichtliche Auftragsstammblätter, Auftragslisten, Kontrolllisten Festpreisbindung, Vertragsbeginn, Vertragende erstellt werden.

Im Auftrag werden die letzten Ereignisse angezeigt:

• Feldhistorie (Dokumentation der Feldänderungen, wer, wann, alter Wert, neuer Wert z.B. Preis)
• Positionsarchiv (Anzeige der Rechnungspositionen dieser Auftragsposition; Anzeige Rechnung)
• Letzte Rechnung (Anzeige der letzten Rechnung oder alle in der letzten Periode (Monat)

Fakturierung

Die Fakturierung erfolgt aus einem Rechnungstopf. Darin befinden sich alle ungedruckten und gedruckten Rechnungen.

Die Übernahme in den Rechnungstopf erfolgt:

• Automatisch durch den Vorlauf (Der Vorlauf erzeugt aus Auftragspositionen mit dem Kennzeichen Automatik oder Umbuchung innerhalb weniger Sekunden alle Pauschalrechnungen)
• Manuell aus einem Auftrag (Einzelrechnungen werden durch Kopie aus einem Auftrag erstellt, jede Position einzeln oder beliebige Blöcke wie im Windows Explorer)
• Manuelle Eingabe (Individual-Rechnung mit oder ohne Auftrag, nur Kundenstamm muss vorhanden sein)
• Automatisch aus Arbeitsscheinen (Bei der Rückmeldung eines Arbeitsscheins oder stapelweise)
• Automatisch aus einem oder mehreren Lieferscheinen je Rechnung (Kundenmaterial)

Alle Rechnungen haben folgende Funktionen:

• Druckvorschau (Anzeige im Originaldruckbild und Druck der Druckvorschau = Vorabdruck bei ungedruckten Rechnungen ohne Rechnungsnummer "XXXXXX" oder Druckwiederholung bei gedruckten Rechnungen mit Rechnungsnummern)
• Ungedruckte Rechnungen (beliebige Änderungen: Positionen ändern, einfügen, löschen; Rechnung löschen)
• Gedruckte Rechnungen (beliebige Änderungen: Positionen ändern, einfügen, löschen; diese Funktion ist über Parameter abschaltbar)
• Drei Mehrwertsteuersätze (Voller, ermäßigter und ohne; Verbundene Unternehmen, Organschaften, EG, Ausland, Bauleistungen ohne MwSt §13b UStG, u.a.)

Weitere Funktionen:

• Stornierung (vollautomatisch)
• Gutschriften (halbautomatisch)
• Kopie (Neue Rechnung: aus alte Rechnung oder aus Stornorechnung)
• Kopie (Gutschrift: aus alte Rechnung oder aus Stornorechnung)
• Status ändern (Rechnung in Gutschrift, Gutschrift in Rechnung; komplette Wandlung)
• Positionsnummern ändern (Positionen nach logischen Gesichtspunkten verschieben; z.B. Position 6 nach Position 2)
• Vorarbeiten (Rechnungen und Änderungen können terminbezogen vorgearbeitet werden)

Rechnungen werden auf unbestimmte Zeit gespeichert und können jederzeit angezeigt oder nachgedruckt werden. Bei Druck der Rechnungen werden je nach Kennzeichen Sammelrechnungen für mehrere Aufträge gebildet. Die Buchungssätze werden automatisch an die Finanzbuchhaltung übergeben.

Auswertungen

Statistiken allgemein:

• Nicht fakturiert (Kontrolle der fälligen nicht fakturierten Leistungen oder in einem bestimmten Zeitraum nicht fakturierten Leistungen)
• Fakturierstatus (Übersicht der fakturierten Leistungen im Vergleich zu einem beliebigen Zeitraum nach Leistungsarten, Niederlassungen oder Abrechnungskreisen)

Statistiken Kunde:

• Umsatz (beliebiger Zeitraum mit diversen Filtern und Sortierungen)
• Umsatz 12 Monate (Gesamt und Jan - Dez mit Drill-Down in Rechnungsübersicht und jede Rechnung)
• Umsatz 12 Monate nach Leistungsarten (Gesamt und Jan - Dez)

Statistiken Kostenstellen:

• Umsatz (beliebiger Zeitraum mit diversen Filtern und Sortierungen)
• Umsatz 12 Monate (Gesamt und roulierend die letzten 12 Monate)
• Lohn-/Umsatz-Vergleich (aktuelle Periode und kumuliert; Kontrolle mit kalkuliertem Aufschlag)

Preiserhöhung

Für die Preiserhöhung werden ein oder mehrere Töpfe gebildet. Hier hinein werden alle anstehenden Aufträge mit den entsprechenden Erhöhungen kopiert.

Weitere Funktionen:

• Preiserhöhungslisten zur internen Bearbeitung
• Preiserhöhungsmitteilungen an die Kunden
• Komfortable Bearbeitung der Aufträge je nach Abstimmung mit dem Kunden
• Update der aktiven Aufträge

Arbeitsscheine

Für bestimmte Auftragspositionen z.B. Glasreinigung können Arbeitsscheine erfasst werden. Eine Arbeitsscheinposition ist direkt mit einer Auftragsposition verbunden.

Weitere Funktionen:

• Kalkulation und Vorgaben (Akkord nach Stunden oder Wert in Euro)
• Einsatzplanung (Terminierung in diversen Intervallen oder Terminvorgaben nach Absprache mit dem Kunden)
• Übersichtslisten (Auslastung je Team pro Tag, Woche, Monat)
• Druck Arbeitsscheine (Einzel- oder Stapeldruck)
• Rückmeldung Arbeitsscheine mit Korrektur und Lohnaufteilung)
• Übergabe Fakturierung (Erzeugung der Rechnungen; einzeln oder als Stapel)
• Übergabe ProDiSoft Personal (Übergabe der Akkord-Lohnstunden und erfassten Sonderstunden)
• Nachkalkulation (je Arbeitsschein, je Mitarbeiter, je Team; nach Umsatz, Lohn und Deckungsbeitrag)
• Fehlende Arbeitsscheine (Liste der nicht zurückgemeldeten oder nicht berechneten Arbeitsscheine)

Kostenrechnung

In einem Gebäudereinigungsprogramm ist die Kostenrechnung ein wichtiger Kernpunkt. Sie ist voll integriert in die Finanzbuchhaltung. Jede Buchung kann auf beliebige Kostenartenkonten aufgeteilt werden. Jede Kostenartenbuchung kann auf beliebige Kostenstellen verteilt werden. Die Kostenbuchungen der Finanzbuchhaltung werden automatisch in die Kostenrechnung übertragen.

Die Kostenrechnung ist völlig neu in Delphi als reine Oracle Datenbank-Anwendung entwickelt worden. Diese Neuentwicklung wurde speziell auf die Bedürfnisse der Branche Gebäudereinigung ausgelegt.

In der Gebäudereinigung ist üblicherweise das Objekt die Kostenstelle (auch Kostenträger genannt). Durch die geschickte interne Aufteilung in ProDiSoft-Controlling ist eine doppelte Kontierung von internen Kostenstellen und externen Kostenträgern nicht erforderlich. Weiterhin müssen zur Unterscheidung von Leistungsarten keine zusätzlichen Kostenstellen gebildet werden. Die Leistungsart ist eine Untergruppe innerhalb der Kostenstelle und wird automatisch kontiert. Somit kann die Nachkalkulation je Leistungsart in einem Objekt und in Summe je Objekt und je Leistungsart erfolgen. Die Leistungsartengruppe ermöglicht die Zusammenfassung von Leistungsarten (z.B. Unterhaltsreinigung, Glas- und Sonderdienste, Winterdienste, Materialverkauf).

Zur Nachkalkulation von Teams (Glasreinigung und Sonderdienste) kann das Team als weitere Untergruppe hinzugefügt werden. Damit können in der Software sowohl das Team als auch das Kundenobjekt detailliert betrachtet werden.

Es sind folgende summarische Nachkalkulationen möglich:

• Kostenstelle und Leistungsart je Team
• Kostenstelle je Team
• Leistungsart je Team
• Leistungsartengruppe je Team
• Team
• Kostenstelle und Leistungsart
• Kostenstelle und Leistungsartengruppe
• Kostenstelle
• Leistungsart
• Leistungsartengruppe
• Kostenstellengruppe 1 je Leistungsart
• Kostenstellengruppe 1 je Leistungsartengruppe
• Kostenstellengruppe 1

Weitere Summierungen sind Kostenstellengruppe 2, Kostenstellengruppe 3, Objektleiter, Regionalleiter, Niederlassung, Unternehmensbereich, Gesamt-Unternehmen.

Nachfolgend die wichtigsten Leistungsmerkmale:

• Voll integriert in die Finanzbuchhaltung
• Automatische Übernahme der Buchungen (100 % Übereinstimmung der Werte mit der Finanzbuchhaltung)
• Kostenstellenauswertungen / Nachkalkulation über Auswertungstool definierbar
• Deckungsbeitragsrechnung mehrstufig frei definierbar

Zeilendesign:

• freie Definition des Zeilendesigns mit Kopierfunktion (mandantenneutral)
• ein Standard-Zeilendesign für Gebäudereinigungsunternehmen wird mitgeliefert
• je Zeile und Mandant müssen die entsprechenden Sachkonten zugeordnet werden; Kopierfunktion und Anzeige Vergleichsmandant
• Prozentuale Kostenberechnung je Kostenstelle / Leistungsart (z.B. Berufsgenossenschaft Reinigung / Bewachung
• Beliebige Summierungen; Berechnung der %-Anteile aus Erlösen oder Lohnkosten

Spaltendesign:

• freie Definition des Spaltendesigns mit Kopierfunktion (mandantenneutral)
• Drei Standard-Spaltendesigns werden mitgeliefert (Vorjahresvergleich Monat / Kumuliert; 12 Monate; 8 Quartale und Abweichungen
• Spalten für Anteile in %, Abweichungen als Wert und %

Budgetierung (Option)

• Flexible automatische Ermittlung der Budgetwerte aus den aktuellen Aufträgen und Arbeitscheinen (Umsatz, Lohn, Material, Berufskleidung, Instandhaltung)
• Errechnung von 12 Monatswerten über verschiedene Kalender und Leistungsintervallen
• manuelle Budgeterfassung für Pauschalwerte und interne Kosten mit Detaillierung je Kostenverursacher
• Prozentual zu ermittelnde Kosten über Prozenttabelle je Leistungsart auf der Zeitachse (z.B.: Lohnnebenkosten)
• Speicherung der Budgetwerte für viele Jahre (wenn sich nichts ändert, ist keine weitere Erfassung erforderlich)
• Einfrieren eines Jahresbudgets und ständige Neuberechnung der aktuellen Budgets
• alle Auswertungen mit Budgetvergleichen frei definierbar

Zu Beginn eines Monats liegt bereits das voraussichtliche Ergebnis der Nachkalkulation vor. In der monatlichen Nachkalkulation fallen nicht durchgeführte Arbeiten und Abweichungen bei Umsatz, Lohn, Lohnnebenkosten, Material und bei allen sonst budgetierten Werten sofort auf. Der Vergleich mit dem eingefrorenen Jahresbudget zeigt je Monat die Abweichungen von der Ursprungsplanung.